Gjatë muajit prill janë realizuar me sukses Testimet e Pranimit të Përdoruesve (Users Acceptance Test), ku janë aprovuar të gjitha Test Scriptet (në bazë të manualeve të përgatitura) në përputhje me çdo modul të sistemit IPSIS. Për çdo testim dhe aprovim të test scripteve janë zhvilluar takime dhe seanca të dedikuara me njësitë operacionale për çdo modul. Janë caktuar të paktën dy persona përgjegjës për secilin modul. Gjatë gjithë seancave të aprovimit të test scripteve, janë identifikuar të gjitha çështjet e paraqitura nga njësitë operacionale, dhe janë adresuar nga njësia IPSIS dhe kompanitë zhvilluese të sistemit. Të gjitha test scriptet për aprovimin e moduleve janë realizuar me sukses
Në kuadër të zhvillimit të kapaciteteve për sistemin IPSIS, është hartuar plani i trajnimeve i cili përkon me tre faza
1. First phase is related to training of the core groups of each module, which are identified as ToT users for every module in order enable them to host and coach modules within Ministry structures (first phase has trained 106 ToT users and they will train all structures within each ministry)
2. Faza e dytë përkon me trajnime të dedikuara me LM, lidhur me modulet respektive (80-përdorues të sistemit)
3. Third stage, IPSIS unit is working with ASPA, to incorporate IPSIS modules in its training programs in order to ensure continuous and sustainable training for civil servants.
During the first phase of training IPSIS unit drafted the users’ protocol and defined 5 categories in accordance with modules of IPSIS through creating respective networks for each system: (i) Policy Network (ii) Regulatory Network (iii) EU integration network (iv) Programs Network (v) Project Network:
The first phase of training (i) familiarization with the system and respective modules (ii) usage of system (iii) knowing the manuals package of system (v) launching 5 IPSIS network
The first series of training have ran in two weeks period starting from 4-15 May 2020 with the overall objective to build the capacity of the officials of Project Directories for the Line Ministries users (Ministry of Infrastructure, Ministry of Finances, Ministry of Agriculture, Ministry of Justice, Ministry of Interior, Ministry of Education, Ministry of Culture, and Ministry of Tourism).
Këto objektiva u arritën përmes prezantimeve (secili modul i detajuar), demonstrimeve praktike (të strukturës së dokumenteve dhe procesit të punës për secilin modul), si dhe nëpërmjet diskutimeve dhe praktikës ku për secilin modul çdo pjesëmarrës u përpoq të krijojë një dokument të ri pas hapave të shpjeguara nga moderatorët e trajnimit.
During this first phase of training, daily reports have been compiled for every module and a feedback mechanism is in place through surveys after each training session in order to address all issues related to IPSIS operation identified by ToT users. The package of manuals 25 in total available in English and Albanian was used to draft the curricula of the first phase of training.
About 19 modules were covered during the training and the total number of participants during the 2 weeks of training and for the all modules was: 106. Such activities were made possible thanks to World Bank office in Tirana through webex platform.
The graph shows the survey results of one of the training
Gjatë periudhës janar-maj 2020 sitemi AFMIS ka bërë progres si më poshtë:
- 1. Ekipi i Thesarit po ndjek operacionet ditore. Aktualisht janë 102 institucione buxhetore që hyjnë në portalin web. Për momentin, roll-out është përqendruar vetëm në konfigurimin e përdoruesve të rinj dhe të BI-së në sistem dhe mbështetjen e BI-së që përdorin tashmë portalin në internet, një aktivitet i kryer nga IT dhe stafi mbështetës funksional në MFE.
- 2. Në lidhje me MTBP dhe PIM, aktualisht në AFMIS ekzistojnë 9 Ministri (nga 11) dhe 16 Institucione Buxhetore (nga 35). Procesi i popullatës dhe mbledhja e të dhënave nuk po vazhdon për shkak të kufizimeve të Covid-19
- 3. Dokumenti i integrimit EAMIS - AFMIS tashmë është përfunduar dhe nënshkruar nga anëtarët e ekipit të NAIS
Statuset e kontraktimit të sistemeve
- Përdorimi AFMIS- Është bërë progres në përdorimin e portalit MTBP, PIM dhe portalit web. Kontrata e AFMIS është mbyllur (pa pagesa në pritje; çertifikatë pranimi e lëshuar megjithë ndërfaqet e mbetura dhe nënshkrimin dixhital).
- Testimi dhe pranimi i IPSIS- Edhe sistemi IPSIS po vazhdon me testimin dhe trajnimin online dhe ka bërë progres gjatë kësaj periudhe.
- EAMIS- lëshon çertifikatën e pranimit dhe garancisë dhe po nënshkruan kontratën me Synergy për këtë fazë të re
Aktualisht në AFMIS janë live këto module MTBP, PIM dhe BPPM) 9 (nëntë) Ministri (nga 11) dhe 16 Institucione Buxhetore (nga 35). Procesi i popullimit dhe mbledhja e të dhënave nuk po vazhdon për shkak të kufizimeve të Covid-19. Institucionet e tjera që nuk e kanë populluar sistemin ende kanë nevojë për mbështetje në zyrat e tyre për të përdorur sistemin i cili nuk është i mundur aktualisht për shkak të distancës sociale. Eshtë shumë e rëndësishme qe t’u shpjegohet dhe te udhëzohen punonjësit të përdorin sistemin në mënyrë korrekte, sepse personat përgjegjës nuk ndihen ende te familjarizuar me sistemin. Disa probleme te identifikuar ne sistem janë raportuar para Covid-19 dhe kompania kontraktuese pritet t'i zgjidhë ato. Procesi do të rifillojë pas lehtësimit të masave në gjithë vendin
Ekipi i AFMIS është duke punuar për përgatitjen e Planit të përdorimit të Ueb-Portalit për vitin 2020, i cili pritet të jetë gati deri në fund të dhjetorit 2019. Sidoqoftë, janë identifikuar disa pengesa dhe sfida organizative për Institucionet Buxhetore, në lidhje me qasjen në portalin në internet
Ekzistojnë dy lloje sfidash
- Ekziston mungesë e logjistikës (nuk ka skanr në Institucionet Buxhetore, madje kjo është raportuar dhe më parë nga TDO);
- Ekzistojnë disa çështje në lidhje me përputhjen e specialistëve financiarë dhe funksionet të zyrtarëve përmbarues me rregullat e kontrollet të brendshme financiare në disa institucione buxhetore (specialist financiar, është ai që jep informacion financiar dhe specialisti përmbarues, është ai që miraton informacionin financiar, duhet të jenë të ndryshëm, por në fakt është i njëjti person). Sistemi është ndërtuar në përputhje me rregullat e kontrollit të brendshëm financiar: personi që regjistron/fut informacionin financiar dhe personi që miraton një informacion të tillë duhet të jenë persona të ndryshëm.
Gjatë muajit nëntor janë shtuar në Web Portal për arshiven elektronike edhe 15 institucione të tjera ku janë trajnuar mbi 50 punonjës. Por ritmi ka rënë ndjeshëm pas tërmetit pasi pati impaktet e veta. Thesari është duke punuar për përgatitjen e planit të perdorimit të AFMIS për 2020
Tek moduli i MTBP i është dhënë akses dy institucioneve pilot: MBZHR dhe MEI. Drejtoria e Buxhetit dhe ajo e AFMIS janë në punë e sipër për mbledhjen e infos së nevojshme mbi përdoruesit e moduleve të PIM, MTBP dhe BPPM nga ministritë e linjës dhe institucioneve qendrore me qëllim konfigurimin e tyre në sistem
Ekipi i IPSIS është duke zhvilluar procesin e pilotimit me përdoruesit e tre institucioneve (DoPA, MoARD dhe MIE). Të gjithë përdoruesit janë të konfiguruar që të shkojnë live dhe të testojnë sistemin me rolet e caktuara (ekzistojne tre nivele kontrolli në ministritë e linjës dhe dy nivele kontrolli në DDGG). Pilotimi i IPSIS me 3 institucione vazhdon dhe ndiqet nga afër nga ekipi kyç i IPSIS dhe konsulentët përmes komunikimit intensiv në kohë reale për çdo çështje të ngritur gjatë procesit me ekipin IPSIS dhe kompanisë zhvilluese të sistemit. Paralelisht gjatë testimit pilot të AFMIS të dhënat master janë marrë në IPSIS, i cili është akorduar dhe testuar me sukses nga ekipi i IPSIS në nëntor 2019. Për të mbështetur këtë proces manualet e trajnimit janë dhënë në anglisht dhe pjesërisht në shqip me tre ministri të linjës
Raundi i dytë i trajnimit Trajnimit të Trajnerëve(ToT) për IPSIS i cili zgjati një javë u realizua nga IPSIS JV në 4-8 nëntor 2019. Versioni i tretë i sistemit IPSIS u vendos në të dy mjediset (test dhe live) në fund të nëntorit 2019 dhe është funksional. Gjatë kësaj faze disa çështje u identifikuan dhe u rregullua gjatë testimit pilot dhe javës së dytë të trajnimit. Manualët e rishikuar të trajnimit u ofruan në anglisht dhe shqip për pjesën më të madhe të moduleve IPSIS. Komunikimi intensiv ndiqet nga afër nga ekipi i IPSIS dhe nga kompania zhvilluese e sistmit IPSIS. Komentet e fundit gjatë praktikës janë reflektuat në manualet përfundimtare të trajnimit. Ekipi i IPSIS ka ndjekur dhe ka drejtuar gjithashtu procesin e dorëzimit, shqyrtimit dhe aprovimit të instalimit të IPSIS
Integrimet AFMIS Përsa i përket integrimit të AFMIS me sistemet e tjera, puna është duke u zhvilluar në disa drejtime. U miratua ndërfaqja e komunikimit ndërmjet HRMIS - AGFIS, një dokument teknik për fillimin e testimit midis HRMIS dhe AGFIS. Është planifikuar që testet të zgjasin për tre javë. Testet, sipas planit, duhet të fillojnë në dhjetor. Në lidhje me integrimin AGFIS - APP, dokumenti është dakordësuar dhe miratuar nga të dy institucionet. Pritet që APP të përcaktojë datat e testimit.
Takimi i Grupit Mbështetës të IPS TF-2 u mbajt më 25 tetor 2019 për të diskutuar në lidhje me përparimin e projektit deri më tani, si dhe disa pikat kyç të komponentëve kryesorë. Takimi u kryesua nga Znj. Majlinda Dhuka, Zëvendës Sekretare e Përgjithshme, Drejtore e Departamentit për Zhvillim dhe Qeverisje të Mirë (DDGG) me pjesëmarrjen e perfaqësuesve nga Delegacioni i BE, Ambasadat e Suedisë dhe Zvicrës dhe Banka Botërore, e cila po zbaton projektin. Zonja Dhuka në fjalën e saj të hapjes theksoi se pjesa më e vështirë e modelimit të sistemit tashmë ka përfunduar, ndërsa të gjitha përpjekjet duhet të përqendrohen në fazën e zbatimit nga të gjithë aktorët.Ekzistojnë disa sfida që lidhen edhe me përdorshmërinë dhe cilësinë e të dhënave që do të popullojnë sistemin. Është parashikuar që këto sfida do të trajohen në planin afatshkurtër, ndërsa ngritja e kapaciteteve të administratës duhet të adresohet në planin afatmesëm.
Zonja Oriana Arapi Drejtore e Përgjithshme, e Njësisë së Politikave të Zhvillimit dhe Mirëqeverisjes në DDGG & dhe koordinatore e IPS-TF2 bëri një prezantim me detaje në lidhje me statusin e zbatimit të secilit component të IPS, progresin për secilin aktivitet të projektit, hapat dhe sfidat e ardhshme, si dhe qëndrueshmërinë afatgjatë të projektit. Drejtoresha e Përgjithshme e Njësisë së Financimit dhe Kontraktimit (CFCU) në Ministrinë e Financave, Znj Veronika Korkaj, raportoi për statusin e të gjitha prokurimeve dhe kontratave dhe dha shifrat e disbursimeve të fondeve sipas kontratave apo marrëveshjeve të nënshkruara.
Donatorët vlerësuan ritmin e lartë dhe intensitetin e punës së bërë deri më tani, si dhe progresin në zbatimin e sistemeve. Megjithatë ata shprehën shqetësimin e tyre për realizueshmërinë e datës që sistemi të jetë live dhe qëndrueshmërinë e projektit për një afat të mesëm dhe të gjatë. Prandaj, një takim i dedikuar për nevojat e ardhshme të mbështetjes do të organizohet së shpejti nga qeveria. Disa kopje të fletëpalosjeve IPS të prodhuara nga konsulentja për komunikim e IPS, Alma Gërxhani në bashkëpunim me secilin ekip iu shpërndanë pjesëmarrësve. Strategjia e komunikimit IPS është duke u zbatuar sipas planit të veprimit të dakordësuar dhe disa nga produktet janë: broshura të IPS (4 në IPS, AFMIS, IPSIS dhe EAMIS), faqe interneti dygjuhëshe, e cila mund të hapet në linkun www.ips.gov. al dhe është në fazën e plotësimit, si dhe gazetat elektronike mujore që dërgohen rregullisht për përdoruesit e IPS. Një event lançimi i nivelit të lartë të menaxhimit është planifikuar në fund të këtij viti për të njoftuar zyrtarisht përdorimin e sistemit IPS.
Duke filluar nga muaji shtator , të gjitha zyrat e Thesarit në bashkëpunim me Drejtorinë e Procesimit të Biznesit janë duke trajnuar institucionet buxhetore për zbatimin e arkives elektronike dhe për depozitimin e në arkivin elektronik të dokumenteve mbështetëse për transaksionet që ekzekutohen në AGFIS.
Ekipi i AFMIS po kryen një seri trajnimesh me zyrat e thesarit për implementimin e arkivit elektronik përmes portalit në internet. Pothuajse 30 zyra thesari janë trajnuar, ndërsa gjashtë të tjera do të ri-trajnohen gjatë javëve në vazhdim.
Gjithashtu nga degët e thesareve, me mbështetjen e Drejtorisë së Procesimit të Biznesit, janë trajnuar 60 institucione buxhetore, ku në total janë 360 punonjës të trajnuar. Procesi vazhdon e do të përfundojë kur të gjithë Institucionet Buxhetore të jenë online me Web portalin. Drejtoria e IT ka përfunduar konfigurimet në portal për 30 institucione buxhetore dhe vazhdon të kryejë këto konfigurime çdo ditë psër institucione Buxhetore të tjera. Ndërkohë, paralelisht AKSHI, drejtorita e IT në MoFE dhe ato në institucionet e tjera janë në bashkëpunim të vazhdueshëm për sigurimin e aksesit të institucioneve respektive në portal, proces i cili pritet të zgjasë pasi strukturat e involvuara janë në rrethe te ndryshme pra gjeografikisht larg nga njëra tjetra.
Integration and testing with other systems (INSTAT, eKonsultimet, QPZ) NAIS, DDGG, INSTAT, QPZ and Vendors have been undergoing during October
IPS Channel