EAMIS drejt fazës së pranimit

Në një takim të mbajtur në shtator, me pjesëmarrjen e ekipit të Bankës Botërore, ekipi EAMIS, stafi i NAIS dhe CFCU, u diskutuan dy tema kryesore: (i) statusi i Certifikatës përfundimtare të Pranimit Operacional (OAC), dhe (ii) procedurat e kontratës pas garancisë që do të kryhen nga CFCU.

Lidhur me OAC, grupi i punës paraqiti shqetësimet e tij para BB-së, veçanërisht nevojën për të marrë kodin burimor nga pala tjetër si pjesë e detyrimeve të kontratës. Për më tepër, u propozua nga ekipi i BB-së mundësia për të organizuar një seancë demonstrimi së bashku me kompaninë Synergy në 2-3 javë kohë për të kontrolluar plotësimin e kushteve të listuara në OAC të lëshuar në korrik të vitit të kaluar. Seanca online u mbajt midis grupit të punës EAMIS dhe ekipit të Synergy, gjatë së cilës u diskutua ndër të tjera inter alia integrimi me bazën e të dhënave WB CC, një proces / aktivitet që aktualisht po vazhdon dhe po përparon me një ritëm të qëndrueshëm, me reagime të shpeshta dhe komente e sugjerime nga te dyja palet , Ekipi i Sinergjisë dhe BB.

CFCU siguroi qe eshte duke punuar në përzgjedhjen e grupit të punës që do të hartojë ToRs të kontratës pas garancisë. Për më tepër, procedura e përzgjedhjes do të jetë kontraktuese e drejtpërdrejtë për shkak të natyrës së shërbimit.

Nga ana tjetër, Synergy, kompania e zhvillimit EAMIS, ka njoftuar se do të jetë e gatshme të ofrojë kodin burimor të sistemit pas nënshkrimit të një NDA-se me Ministrinë. NDA pritet të nënshkruhet së shpejti, pasi procedura e brendshme në ministri për emërimin e një zyrtari të nivelit të duhur konfirmohet nga menaxhmenti i lartë.

Trajnimi i Trajnerëve për IPSIS

Kursi i Trajnimit të Trajnerëve për IPSIS, java e parë e fazës së dytë, u zhvillua nga 4 nëntori deri më 8 nëntor 2019 në Tiranë në qendrën Protik, pranë AKSHI-t. Trajnimi organizohet nga ekipi IPISIS i udhëhequr nga Departamenti i Zhvillimit dhe Qeverisjes së Mirë në Zyrën e Kryeministrit (DDGG) dhe kompania softuerike që zhvilloi sistemin IPSIS JV. Sistemi dhe infrastruktura e tij u testuan në mënyrë të plotë dhe përdoruesit u ndihmuan nga IPSIS JV, IKUBInfo në bashkëpunim me konsulentët lokalë të IPSIS, si gjatë regjistrimit dhe gjatë seancës së praktikës.

IPSIS JV eshte nje bashkim midis kompanive, Synergy international dhe kompanise shqiptare IKUBinfo. Kompania softuerike, Synergy International është themeluar në SH.B.A. dhe me zyra qendrore në Armeni me një portofol të zgjidhjeve IT të aplikuara në 60 vende. Kompania ka punuar ngushtë me ekipin e IPSIS për të dizenjuar dhe zbatuar sistemin. Ekipi kyç i IPSIS është trajnuar dhe aktualisht po udhëheq kursin e Trajnimit të Trainerëve. Nëpunësit civilë nga disa Ministri të Linjës të cilët do të kenë një rol administratori për secilin institucion morën pjesë në trajnim. Ata do të jenë në gjendje më vonë të trajnojnë kolegë të tjerë në institucionet dhe departamentet e tyre përkatëse, në mënyrë që të sigurojnë përdorimin e plotë të IPSIS dhe kalimin e butë nga metodat e vjetër e të punuarit.

Seancë Pilotimi dhe Trajnimi Ministrisë së Infrastrukturës dhe Energjisë

Një tjetër sesion pilotimi dhe trajnimi u zhvillua më datë 16 tetor me përfaqësues të Ministrisë së Infrastrukturës dhe Energjisë. Ky trajnim kishte si synim të asistonte punonjësit e Ministrisë të hidhnin në sistemin IPSIS dokumenta strategjikë dhe të kalonin gjithë hapat e hedhjes së dokumentit në sistem në mënyrë që te shihej konkretisht edhe lidhja me komponentët e tjerë të IPSIS. Në trajnim, ekipi i IPSIS ndihmoi dhe udhëzoi pjesëmarrësit gjatë gjithë procesit të hedhjes së dokumentave strategjikë, draft strategji apo plane veprimi. Ishin rreth 20 pjesëmarrës që morën pjesë në këtë trajnim Seanca e trajnimit ishte ndërvepruese ku pjesëmarrësit u përfshinë në mënyrë aktive. Pilotimi dhe trajnimi janë komponentë shumë të rëndësishëm që ndikojnë në adoptimin me sukses të sistemit IPSIS në punën e administratës publike.

Ministria e Bujqësisë e para pilot për sistemin IPSIS

Në kuadër të pilotimit të sistemit IPSIS në institucionet qendore një proces trajnimi dhe testimi në vendin e punës po organizohet nga ekipi IPSIS me ministritë e Linjes. Sesioni i parë u zhvillua më 25 shtator 2019 tek Ministria e Bujqësisë . Sesioni zgjati më shumë se dy orë dhe në të morën pjesë disa punonjës të Ministrisë. Qëllimi ishte testimi dhe trajnimi me sistemin IPSIS në hedhjen e dokumentave strategjike dhe procesin e aprovimit të tyre.

Logjika dhe funksionimi i sistemit u prezantua nga ekspertja e IPSIS, znj Anila Cili, e cila theksoi faktin se sistemi është dizenjuar sipas procesit real të punës për miratimin e dokumentave strategjikë dhe lidhjes së tyre me PBA-në.

Sistemi u aksesua dhe testua live nga disa përdorues të cilët u asistuan nga ekipi IPSIS të logohen në sistem me kredencialet që përdorin për sistemin qeveritar. Ky është dhe një avantazh i sistemit që përdoret një login i vetëm.

Në këtë sesion u testuan tre nivele hirearkie përdoruesish : 1. Specialist politikash, 2. Drejtues politikash 3. nëpunësit autorizues (niveli më i lartë). Nga një user për secilin nivel hierarkie hynë në sistem dhe u provua hedhja dokumentave strategjikë dhe miratimi me qëllim që përdoruesit të familjarizoheshin me sistemin. Trajnimi shkoi shumë mirë dhe pjesëmarrësit ishin aktiv. Ministria e Bujqësisë është institucioni i parë qendror pilot për sistemin IPSIS.

Integrimi EAMIS me sistemet e tjera

Pjesë e zbatimit të sistemit EAMIS janë integrimet me sistemet e tjera qeveritare, si: AFMIS, IPSIS dhe ATRAKO. Lidhja me këto sisteme do të arrihet përmes platformës së Qeverisë dhe infrastruktura themelore tashmë është implementuar dhe testuar, së bashku me specifikimet teknike të shërbimeve të internetit që do të përdoren për shkëmbimin e të dhënave ndërmjet sistemeve. Ekipet janë duke realizuar ndryshimet e fundit në lidhje me shkëmbimin e të dhënave midis sistemeve para përfundimit të integrimit.

Përveç sistemeve qeveritare, EAMIS do të lidhet dhe do të marrë të dhënat e projekteve nga sistemet e partnerëve për zhvillim dhe integrim, siç është me sistemin e Bankës Botërore. Ekipet kanë filluar tashmë testimin në mjedis real për të dy sistemet dhe presin që së shpejti të përfundojnë këtë fazë.

Nga ana tjetër, pritet që për disa partnerë zhvillimi dhe integrimi, të dhënat në lidhje me projektet e zbatuara në Shqipëri do të merren nga platforma IATI (Platforma e Transparencës së Ndihmës Ndërkombëtare). IATI po kalon një ristrukturim të API-t të tyre dhe të databazës dhe integrimi me këtë platformë do të rifillojë pasi të zhvillohet plotësisht API i ri.

Integrimi i AFMIS dhe HRMIS ne progres

Ekipi i AFMIS është duke punuar së bashku me HRMIS për integrimin midis dy sistemeve AFMIS dhe HRMIS. Kjo fazë zhvillimi do të pasojë me fazën pilot të testimeve me qëllim integrimin e plotë dhe funksionim live në vitin 2020. Ky zhvillim do të ndihmojë në automatizimin e pagave për nëpunësit civilë. 

Ndryshimet në procesin e transferimit të faturave të thesarit janë diskutuar me AKSHI-in, DoPA-n dhe kompaninë që mirëmban sistemin HRMIS dhe është bëre vlerësimi fillestar që kërkon zhvillimin e një moduli të veçantë për këto operacione. U ra dakord që në këtë fazë, vetëm postimi i faturës së thesarit është i nevojshëm.
 Për këtë, u bënë teste të suksesshme, në postimin e të dhënave nga HRMIS në AFMIS përmes ndërfaqes GG.

Tani do të fillojë faza e zbatimit, dhe sipas marrëveshjeve ndërmjet institucioneve do të komunikohet edhe koha e përfundimit dhe testimit live të sistemit.

Ndryshimet e planifikuara do të bëjnë të mundur dergimin e dosjes së thesarit nga HRMIS në AFMIS duke zëvendësuar funksionet ekzistuese të HRMIS.

 

Integrimi i AFMIS me sistemet e tjera

AFMIS pritet të jetë i integruar me sisteme të tjera, këtu po azhornojmë statusin e disa prej tyre.

Komunikimi në ndërfaqen QBZ / IPSIS është në proces dhe fushat janë dakorduar me Departamentin Ligjor të Kryeministrit, institucionin QBZ, IPSIS dhe ekipet e NAIS. Komunikimi ndiqet në nivelin teknik dhe shitës. QBZ (vendor ) ka dorëzuar dokumentin API. IPSIS JV po zhvillon pikën përfundimtare të shërbimit në internet dhe dokumentin API i cili duhet të ndahet me shitësin QBZ në mënyrë që të integrohen si në GG ashtu edhe pas fazës së testimit.
Treasury department at MoFE has concluded a technical solution with APP for the integration of EPS with AGFIS.

The software company is working with the implementation of the technical solution. Integration of APP (Albanian Procurement Portal) with AGFIS is very important component because it will ensure that only budget institutions that have available funds can undertake procurement process. On the other hand, this integration enables every user of the Public Investment Module Management in AFMIS to get information from APP about stages of procurement and funds available for a specific project.

Seancë Pilotimi dhe Trajnimi Ministrisë së Infrastrukturës dhe Energjisë

Një tjetër sesion pilotimi dhe trajnimi u zhvillua më dt 16 tetor me përfaqësues të Ministrisë së Infrastrukturës dhe Energjisë. Ky trajnim kishte si synim të asistonte punonjësit e Ministrisë të hidhnin në sistemin IPSIS dokumenta strategjike dhe të kalonin gjithë hapat e hedhjes së dokumentit në sistem dhe shihnin konkretisht lidhjen me komponentët e tjerë të IPSIS. Në trajnimi ekipi i IPSIS ndihmoi dhe udhëzoi pjesëmarrësit gjatë gjithë procesit të hedhjes së dokumentave, strategjike, draft strategji apo plane veprimi. Ishin rreth 20 pjesëmarrës që morën pjesë në këtë trajnim Seanca e trajnimit ishte ndërvepruee ku pjesëmarrësit u përfshinë në mënyre aktive. Pilotimi dhe trajnimi janë komponentë shumë të rendësishëm që ndikojnë në adoptimin me sukses të sistemit IPSIS në punën e administratës publike.

Trajnime në kuadër të AFMIS

Një seri trajnimesh janë zhvilluar për sistemin AFMIS. Më 6 Maj ekipi I AFMIS filloi trajnimet për modulet PIM dhe PBA me Ministritë e Linjës

Më 5 qershor u zhvillua trajnimi I zyrave të thesarit për portalin web dhe arkivën elektronike të sistemit të thesarit AGFIS në ambjentet e Ministrisë së Financave. Ky trajnim perfundoi në 28 qershor ashtu siç ishte parashikur me planin e trajnimeve.

Një tjetër seri trajnimesh filloi në 4 korrik me institucionet buxhetore në lidhje me arkivën elektronike për hedhjen në sistem të dokumentave të aprovuara financiare, trajnim i cili përfundoi në 12 korrik 2019.

Trajnimi i përdoruesve konsiderohej një proces sfidues për shkak të numrit të madh i përdoruesve që duhet të trajnohen për të përdorur sistemin dhe nga ana tjetër stafit të vogel të departamentit të thesarit. Konkrektisht u trajnuan specialistë në të gjithë ministritë e linjës, institucione të tjera qendrore, Zyrat e Thesarit në rrethe ( gjithsej 36) dhe gjithë institucionet qeveritare (rreth 1370 institucione buxhetore kudo në Shqipëri). Megjithate kjo sfidë u tejkalua falë një plani strikt trajnimesh të planifikuar në kohë nga ekipi i menaxhimit të AFMIS

AFMIS roll-out progress

Trajnimet për EAMIS

Në kuadër të aktiviteteve për zbatimin dhe zhvillimin e EAMIS, nje seri trajnimesh u zhvillua në Maj 2018 nga zhvilluesi i sistemit për përdoruesit kyç të sistemit. Pjesëmarrës ishin anëtarë të nga Partnerë të ndryshëm për Zhvillim dhe Integrim, nga ministritë e linjës, agjenci qeveritare si dhe anëtarë të AKSHI-t

Qëllimi i trajnimit ishte të sigurojë qëndrueshmëri për EAMIS dhe të fokusohet në përdorimin e sistemit për adresimin e nevojave të menaxhimit të ndihmës së juaj dhe aktiviteteve për zhvillim dhe bashkëpunim në Shqipëri.

Në 2019, me kërkesë të pikave fokale nga Partnerët për Zvillim, një seri tjetër trajnimesh dhe rifreskimi u zhvillua nga njësia EAMIS në Ministrinë e Financave dhe Ekonomisë gjatë periudhës pranverë- verë 2019. Qëllimi ishte të prezantoheshin pikat fokale të donatorëve, ekzistues e të rinj, me sistemin EAMIS dhe të familjarizoheshin me proçeduren e hedhjes së të dhënave dhe kritereve për popullimin e bazës së të dhënave

Ky sesion trajnimesh refreskimi të njohurive të EAMIS u zhvillua sipas kërkesës së sejcilit Parnter për Zhvillim në mjediset e tyre. Më konkretisht, Partnerët për zhvillim që përftuan nga ky kurs janë: (i) grupi I agjencive të UN (17); Ajencia Austriake për Zhvillim (ADA); EBRD; OSCE PiA; Ambasada Zviceriane. Veç kësaj një trajnim u zhvillua dhe me stafin e Departametit të Thesarit në MFE.